Полное руководство по выбору подходящей онлайн-комнаты данных для вашего бизнеса

Универсальный бизнес-подход устаревает, поскольку современные предприятия переходят на более специализированные услуги. То же самое касается поставщиков виртуальных комнат данных. Прошли те времена, когда виртуальные комнаты данных использовались только для слияний и поглощений. В настоящее время предприятия используют программное обеспечение для комнат данных для IPO, сбора средств, краудфандинга или сделок с недвижимостью. Ожидается, что глобальная электронная комната данных достигнет 5 497 миллионов долларов к 2030 году .

Помня об этом, поставщики комнат данных предлагают более специализированные услуги для различных отраслей и процессов. Таким образом, весьма вероятно, что виртуальная комната данных для IPO может быть недостаточно хороша для недвижимости. Кроме того, тип услуг комнаты данных также зависит от размера бизнеса.

Как узнать, подходит ли комната данных для вашего бизнеса? Или как выбрать виртуальную комнату данных, которая нужна вашему бизнесу?

Следуйте этим трем простым шагам, чтобы выбрать подходящее программное обеспечение для онлайн-комнат данных для своей компании.

Оглавление

• 1. Определите, зачем вам нужно программное обеспечение для комнаты данных
• 2. Выберите нужные функции
  • Безопасность комнаты данных
  • Сертификаты
  • Простота использования
• 3. Изучите поставщиков виртуальных комнат данных
  • Соответствующий отраслевой опыт
  • Цифровое присутствие
  • Служба поддержки
• Заключительные слова

1. Определите, зачем вам нужно программное обеспечение для комнаты данных

Виртуальные комнаты данных — это, по сути, репозитории цифровых документов, размещенные сертифицированными поставщиками комнат данных. Предприятия и государственные учреждения используют комнаты данных для онлайн-обмена данными, цифровой совместной работы и управления проектами. Поэтому, прежде чем выбрать услуги комнаты данных, важно ответить на несколько вопросов, таких как:

• Для чего нужен ВДР? Вам это нужно для одноразового проекта или вы хотите включить его в свои системы на постоянной основе?
• Как комната данных поможет вам в достижении ваших организационных целей? Сделает ли это операции более эффективными?
• Сколько вы можете потратить на комнату данных? Поможет ли это вам сократить другие расходы, такие как расходы на бумагу или печать?
• Какие функции вам нужна комната данных? Какой объем хранилища данных вам требуется?
• Кто будет использовать технологию? Комфортно ли вашим сотрудникам использовать новые технологии?

2. Выберите нужные функции

Выявление потребностей и установка бюджета являются важными шагами, поскольку они помогут вам оценить, какие функции и услуги вы можете себе позволить. Например, если вам нужна комната данных для облегчения общения между членами вашего правления, важно иметь инструменты управления собраниями в дополнение к службам управления данными.

Однако некоторые функции являются обязательными, и они должны быть в вашем VDR независимо от того, как вы собираетесь его использовать. Вот некоторые аспекты, на которые следует обратить внимание.

Безопасность комнаты данных

Безопасность является наиболее важным аспектом технологии комнаты данных. Каждый покупатель использует технологию комнаты данных в первую очередь из-за ее функций защиты данных.

Поэтому убедитесь, что ваш VDR имеет хотя бы базовые функции безопасности, такие как двухэтапная проверка, контроль доступа к устройствам, контроль доступа к документам, цифровые водяные знаки, 256-битное шифрование данных SSL и режим только для просмотра.

Некоторые из лучших комнат данных с точки зрения безопасности включают iDeals, FimrRoom, Firmex и Datasite. Вы можете узнать больше об этих комнатах данных на datarooms-review.com — надежная платформа с подробными и непредвзятыми обзорами самых популярных провайдеров комнат данных.

Сертификаты

Поставщики комнат данных должны соблюдать стандарты, установленные различными глобальными и региональными регулирующими органами. Например, глобальные органы включают ISO и GDPR, в то время как ФИНРА , HIPAA и FISMA являются региональными регулирующими органами.

Простота использования

Комнаты данных обычно используются для обработки больших объемов данных. Наличие таких функций, как массовая загрузка, перетаскивание или редактор файлов, важно для обмена или хранения больших объемов информации.

3. Изучите поставщиков виртуальных комнат данных

Когда вы сравниваете виртуальные комнаты данных, настоятельно рекомендуется также изучить поставщиков. Начните с сертификатов, упомянутых выше, и посмотрите, соответствуют ли они правилам, установленным вашим регулирующим органом. Например, HIPAA регулирует практику управления данными в секторе здравоохранения США.

Вот некоторые другие важные вещи, которые следует учитывать.

Соответствующий отраслевой опыт

Как упоминалось в начале, поставщики комнат данных в настоящее время предлагают индивидуальные услуги для различных предприятий и отраслей.

Отраслевой опыт имеет решающее значение, поскольку он помогает поставщикам лучше оценивать отраслевые проблемы. Кроме того, комнаты данных для некоммерческих организаций отличаются от тех, которые используются государственными учреждениями или коммерческими организациями.

Цифровое присутствие

Современные потребители считают цифровое присутствие жизненно важным фактором укрепления доверия. Можете ли вы представить себе виртуальную комнату данных без какого-либо цифрового присутствия? Помимо официального сайта, вы можете искать профили компаний на профессиональных платформах, таких как LinkedIn.

Более того, вы можете распространить свое исследование на известные глобальные платформы обзора программного обеспечения, такие как Capterra, TrustRadius, G2 и Software Advice. Незначительное цифровое присутствие — это красный флаг.

Служба поддержки

Служба поддержки клиентов является одним из определяющих факторов при выборе поставщика. От установки комнаты данных до обучения и устранения неполадок — только знающая и отзывчивая служба поддержки клиентов может упростить вам задачу. Хорошая комната данных с исключительной поддержкой клиентов лучше, чем исключительная комната данных с обычной поддержкой клиентов.

Наконец, не забудьте воспользоваться бесплатным пробным периодом, который предлагает почти каждый производитель комнат данных высокого класса.

Заключительные слова

К процессу выбора комнаты данных нельзя относиться легкомысленно. Неверное решение не только приводит к пустой трате времени и ресурсов, но может привести к утечке или утечке данных и, таким образом, поставить под угрозу общее благополучие вашего бизнеса. Вышеупомянутые шаги являются настоятельно рекомендуемыми советами при выборе программного обеспечения для комнаты данных для вашего бизнеса.

Поделиться: